Ordrer tastes manuelt
Noen åpner PDF-en, finner varenummeret, sjekker den avtalte rabatten og taster. Så neste e-post. Det er en formiddag, hver dag.
For grossister og produsenter som får ordrer på e-post
Kundene deres sender fortsatt ordrer på e-post. La dem gjerne fortsette.
Doclane leser ordrer, fakturaer og reklamasjoner fra innboksen, fra et skjema eller ved opplasting. PDF, Excel, fritekst, det spiller ingen rolle. Postene blir opprettet i deres eget system, enten det heter Business Central, Uniconta eller e-conomic. Ingen nettbutikk, ingen portal, ingen nye rutiner.
- 100 % EU-hostet
- Business Central, Uniconta, e-conomic
- GDPR · dataene deres forlater aldri Europa
- Europeisk support
Problemet
Kjenner dere dette igjen?
Feil koster
ATM-11017 blir tastet som ATM-11071. Så går feil palle på lastebilen, og etterpå kommer kreditnotaen og telefonen.
Alt hviler på én person
Spør hvem som taster ordrene. Det pleier å være ett navn. Og en uke i juli der bunken vokser.
Det åpenbare svaret er "en nettbutikk" eller "et EDI-prosjekt". Men kundene deres vil bestille slik de alltid har gjort. Og det skal de få lov til.
Slik virker det
Fra e-post til ferdig post. Uten nye rutiner.
1. Dokumentet kommer inn
På den måten kundene deres helst vil: en e-post dere videresender (eller lar bli videresendt automatisk), eller et skjema der de kan laste opp dokumenter. Det kan være en ferdig side vi drifter for dere, eller et skjema lagt rett inn på deres eget nettsted. Dere velger kanalene selv.
E-postSkjemaFilopplasting
2. Doclane leser og forstår innholdet
Enten det er en ordre, en reklamasjon, produktdata eller en ny kunde: AI-en finner de riktige opplysningene som kunde, varenumre, antall, priser og organisasjonsnummer, og matcher dem mot deres egne stamdata.
3. Posten ligger klar i systemet deres
Salgsordre, reklamasjon, vare eller kunde blir opprettet på riktig sted i den destinasjonen dere bruker. Dere godkjenner med ett klikk, eller lar faste kunder gå rett igjennom. Er AI-en i tvil, spør den i stedet for å gjette.
Slik settes det opp
Dere får deres egen sikre mottaksadresse. Videresend manuelt når det passer dere, eller la oss sette opp en automatisk regel i e-postsystemet deres sammen med IT-en eller ERP-partneren deres, slik at alt til ordre@ går av gårde av seg selv. E-poster som ikke er ordrer eller dokumenter, sorteres bort og lagres ikke.
Kanaler
Kundene skal ikke lære noe nytt. De bare sender.
En e-post dere videresender. Et skjema de laster opp i. Eller en side dere legger rett inn på deres eget nettsted. Dere velger kanalene, og kunden merker ingen forskjell.
- Bygges inn på deres eget nettstedEt embed-skript legger skjemaet inn på deres egen side. Dere setter farger og logo.
- På kundens språkSkjemaet kan slås på i flere språk, og kunden får sin egen språkvelger.
- E-postteksten leses ogsåStår ordren i meldingen uten vedlegg, leses teksten som et dokument. E-post som ikke er dokumenter, sorteres bort og lagres ikke.
Validering
Posten er riktig før den opprettes.
Kunden skriver firmanavn og organisasjonsnummer. Resten henter Doclane selv fra registrene mens kunden skriver, så en skrivefeil i mva-nummeret fanges på skjermen i stedet for i regnskapet.
- Foretaksregister og VIES i sanntidSelskapsstatus og mva-nummer verifiseres mens kunden fyller ut skjemaet.
- Mer enn navn og adresseBransje, stiftelsesår, antall ansatte, nøkkeltall fra siste regnskap og eierforhold.
- Dubletter fangesFinnes kunden allerede, sier Doclane fra i stedet for å opprette den på nytt.
Læring
Systemet lærer mens dere retter.
Doclane blir skarpere på dokumentene deres etter hvert som de godkjennes. Retter noen et felt, er arbeidet ikke bortkastet: rettelsen huskes og brukes neste gang et tilsvarende dokument kommer inn.
- Rettelser huskesRetter dere et felt manuelt, læres rettelsen og brukes på deres kommende dokumenter. Den samme feilen skal ikke rettes to ganger.
- Faste formater gjenkjennesDet faste dokumentformatet til en avsender lærer systemet av seg selv etter hvert som dokumentene godkjennes.
- Læringen deres blir hos dereDet systemet lærer av rettelsene deres, holdes adskilt per kunde og deles aldri med andre. Det står også i databehandleravtalen.
Hva det betyr for dere
Mindre tasting. Mer forretning.
1
Få timene tilbake
Minutter per ordre blir sekunder. Tiden går til kundene i stedet.
2
Færre feil, færre kreditnotaer
Varenumre og antall sjekkes mot deres egne stamdata før noe bokføres. Et feil nummer blir fanget på skjermen i stedet for på lageret.
3
Vokse uten å ansette for å taste
Dobbelt så mange ordrer krever ikke dobbelt så mange hender. Og juli er ikke lenger et kapasitetsproblem.
Alt kundene sender
Ett system for alle dokumentene som lander hos dere.
Kundeordrer
PDF, Excel, fritekst i en e-post, eller en innkjøpsordre fra kundens eget system. Ut kommer en salgsordre med riktige varenumre og kundens egne priser.
Se moduletLeverandørfakturaer
Beløp, linjer og leverandør leses og matches mot stamdata. Fakturaen ligger strukturert i ERP-systemet i stedet for som PDF i en innboks.
Reklamasjoner
Underleveringer, skader, feilleveranser. Ofte det tregeste bordet i huset, fordi hver sak må spores tilbake til den opprinnelige ordren. Det er nettopp det Doclane gjør først.
Se moduletProduktdata
Varenumre, priser, beskrivelser, mål. Inn som produktark og prislister, ut som varer i registeret deres.
Se moduletKundeopprettelse
Foretaksregisteret og VIES sjekkes mens kunden fyller ut. Selgeren legger til de interne feltene etterpå. Så blir det en kunde.
Se moduletAlle typer havner samme sted: som korrekte poster i deres eget system.
Destinasjoner
Posten skal ett bestemt sted. Vi kjenner veien.
Doclane er ikke bygget for ett ERP. Dokumentet leses likt uansett hvor posten ender, og destinasjonen bestemmer bare hvordan den skrives. I dag støtter vi tre. Flere er på vei, blant annet PIM- og nettbutikkplattformer.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Doclane skriver til standardobjekter via de offisielle API-ene. Oppsettet, dimensjonene og godkjenningsflytene deres virker akkurat som før.
Business CentralUniconta
Doclane arbeider mot Uniconta gjennom det offisielle API-et og følger kontoplanen og dimensjonene dere allerede har satt opp.
Unicontae-conomic
Doclane kobler seg til e-conomic via Vismas REST-API og oppretter i kundegruppene og kontoplanen dere allerede bruker.
e-conomicKjører dere noe annet? Ta kontakt. Nye destinasjoner bygges når en kunde trenger dem, ikke etter et veikart.
Arbeidsflyter
Dere bygger hva som skal skje. Vi kjører det.
Doclane leser dokumentet likt hver gang. Hva som skjer etterpå, setter dere sammen selv: én gren per dokumenttype, og i hver gren de trinnene saken krever. Opprett i ERP, send et svar, spør en kollega, eller stopp og vent på en beslutning.
Opprett i ERP
Salgsordre, returordre, kreditnota, kunde eller vare, i destinasjonen dere bruker.
Send e-post
Mal med felter fra dokumentet: ordrenummer, varelinjer, beløp og bilagsnummer fra ERP-systemet.
Betingelse
Før grenen videre bare hvis noe stemmer. Ligger det for eksempel bilder ved reklamasjonen?
Godkjenning
Hos kunden selv, hos selgeren eller hos en administrator, før noe bokføres.
Oppslag
Foretaksregister og VIES, pluss selskapsdata som status, adresse, nøkkeltall og eiere.
Bygg fil
For eksempel et regneark som lages og sendes videre til regnskap automatisk.
Reklamasjoner alene kan ha ni scenarioer: underlevering, skade, overlevering, feil vare og salgskreditt, hver med sin egen beslutning om kreditnota, retur eller ny faktura.
Trygghet og spørsmål
Det dere nok tenker akkurat nå.
Må kundene våre endre noe?
Nei. De sender ordrer akkurat som i dag. De merker ikke engang at Doclane finnes.
Må vi endre rutinene våre?
Nei. Ordrene dukker bare opp i deres eget system i stedet for å måtte tastes. Dere bestemmer selv om de skal godkjennes manuelt eller kjøre automatisk.
Hvilke systemer kan dere opprette poster i?
I dag Business Central, Uniconta og e-conomic. Doclane er bygget med destinasjonen som et eget lag, slik at dokumentet leses likt uansett hvor posten ender. Nye destinasjoner, blant annet PIM- og nettbutikkplattformer, bygges når en kunde trenger dem.
Microsoft har jo Sales Order Agent i Business Central?
Den leser salgsordrer i Business Central. Doclane dekker fem dokumenttyper: ordrer, reklamasjoner, leverandørfakturaer, produktdata og kundeopprettelse, og er ikke bundet til én destinasjon. Vi kjører dessuten 100 % i EU, mens Sales Order Agent bruker Copilot-infrastruktur og forbruksbaserte credits der dere betaler per dokument. Hos oss er prisen en fast pakke dere kan budsjettere med. I tillegg får dere deres egne arbeidsflyter, godkjenning hos kunden eller selgeren, og automatisk svar til kunden. Og viktigst: Doclane er bygget for den rotete virkeligheten med fritekst-e-poster, bilder og kundens eget format, ikke bare for pene, strukturerte ordrer.
Får kundene våre svar automatisk?
Ja. Doclane kan svare kunden innen ett minutt med bekreftelse på det mottatte, beskjed om varer på restordre og forslag til alternativer som er på lager. Dere bestemmer selv hva svaret inneholder, og om det sendes automatisk eller først etter deres godkjenning.
Hva om AI-en leser feil?
Doclane matcher alt mot stamdataene deres og viser dere hva den har funnet, før noe bokføres. Er den i tvil, spør den. Dere har alltid det siste ordet.
Hvor ligger dataene våre?
Utelukkende på servere i EU. Alle systemer bak Doclane, inkludert AI-en, kjører i Europa. Dokumentene deres forlater aldri EU.
Hvor lang tid tar det å komme i gang?
En oppstart tar vanligvis under en dag, og ERP-partneren deres eller vi tar oppsettet. Dere skal ikke bygge noe selv.
Se Doclane arbeide med deres egne ordrer.
Send oss to eller tre av ordrene dere selv mottar på e-post. På demoen ser dere dem gå fra innboks til ferdig ordre i deres eget system. 30 minutter, uforpliktende.
Bestill en demoBygget i Danmark av folk med 20 års erfaring med ERP-integrasjoner.