Naar de inhoud
doclane
Het platform
Modules
Bestemmingen
PrijzenDemo boeken
Demo boeken
Voor groothandels en producenten die orders per mail krijgen

Uw klanten mailen hun orders nog steeds. Laat ze vooral doorgaan.

Doclane leest orders, facturen en klachten uit de inbox, uit een formulier of via upload. PDF, Excel, vrije tekst, dat maakt niet uit. De records worden aangemaakt in uw eigen systeem, of dat nu Business Central, Uniconta of e-conomic heet. Geen webshop, geen portaal, geen nieuwe werkwijzen.

Het probleem

Komt dit u bekend voor?

Orders worden met de hand ingetypt

Iemand opent de PDF, zoekt het artikelnummer, controleert de afgesproken korting en typt. Dan de volgende mail. Dat is een ochtend, elke dag.

Fouten kosten geld

ATM-11017 wordt getypt als ATM-11071. Dan gaat de verkeerde pallet op de vrachtwagen, en daarna volgen de creditnota en het telefoontje.

Alles hangt op één persoon

Vraag wie de orders typt. Meestal is er één naam. En een week in juli waarin de stapel groeit.

Het voor de hand liggende antwoord is "een webshop" of "een EDI-project". Maar uw klanten willen bestellen zoals ze dat altijd deden. En dat mogen ze.

Zo werkt het

Van mail naar afgerond record. Zonder nieuwe werkwijzen.

1

1. Het document komt binnen

Zoals uw klanten het het liefst doen: een mail die u doorstuurt (of automatisch laat doorsturen), of een formulier waarmee ze documenten kunnen uploaden. Dat kan een pagina zijn die wij voor u hosten, of een formulier direct op uw eigen website. U kiest de kanalen.

E-mailFormulierBestandsupload
2

2. Doclane leest en begrijpt de inhoud

Of het nu een order, een klacht, productdata of een nieuwe klant is: de AI vindt de juiste gegevens zoals klant, artikelnummers, aantallen, prijzen en KvK-nummer, en matcht ze met uw eigen stamgegevens.

3

3. Het record ligt klaar in uw systeem

Verkooporder, klacht, artikel of debiteur wordt op de juiste plek aangemaakt in de bestemming die u gebruikt. U keurt goed met één klik, of laat vaste klanten direct doorlopen. Twijfelt de AI, dan vraagt hij het in plaats van te gokken.

Zo wordt het ingericht

U krijgt uw eigen beveiligde ontvangstadres. Stuur handmatig door wanneer het u uitkomt, of laat ons samen met uw IT of ERP-partner een automatische regel in uw mailsysteem instellen, zodat alles naar order@ vanzelf doorgaat. Mail die geen order of document is, wordt eruit gefilterd en niet bewaard.

Boek een demo en zie het met uw eigen orders
Kanalen

Uw klanten leren niets nieuws. Ze sturen gewoon.

Een mail die u doorstuurt. Een formulier waarin ze uploaden. Of een pagina die u direct op uw eigen website zet. U kiest de kanalen, en de klant merkt geen verschil.

  • Ingebed op uw eigen siteEen embed-script zet het formulier op uw eigen pagina. U bepaalt kleuren en logo.
  • In de taal van de klantHet formulier kan in meerdere talen aan, en de klant krijgt zelf een taalkeuze.
  • Ook de mailtekst wordt gelezenStaat de order zonder bijlage in het bericht, dan wordt de tekst als document gelezen. Mail die geen document is, wordt eruit gefilterd en niet bewaard.
Validatie

Het record klopt voordat het wordt aangemaakt.

De klant typt bedrijfsnaam en KvK-nummer. De rest haalt Doclane tijdens het typen uit de registers, zodat een typefout in het btw-nummer op het scherm wordt gevangen en niet bij de boekhouding.

  • KvK en VIES in realtimeBedrijfsstatus en btw-nummer worden geverifieerd terwijl de klant het formulier invult.
  • Meer dan naam en adresBranche, oprichtingsjaar, aantal medewerkers, kerncijfers uit de laatste jaarrekening en eigenaren.
  • Dubbelen worden gevondenBestaat de debiteur al, dan meldt Doclane dat in plaats van hem opnieuw aan te maken.
Leren

Het systeem leert terwijl u corrigeert.

Doclane wordt scherper op uw documenten naarmate ze worden goedgekeurd. Verbetert iemand een veld, dan is dat werk niet weg: de correctie wordt onthouden en toegepast zodra een vergelijkbaar document binnenkomt.

  • Correcties worden onthoudenVerbetert u een veld met de hand, dan wordt die correctie geleerd en toegepast op uw komende documenten. Dezelfde fout hoeft niet twee keer verbeterd te worden.
  • Vaste formaten worden herkendHet vaste documentformaat van een afzender leert het systeem vanzelf terwijl de documenten worden goedgekeurd.
  • Wat u leert blijft bij uWat het systeem van uw correcties leert, wordt per klant apart gehouden en nooit met anderen gedeeld. Het staat ook in de verwerkersovereenkomst.
Wat het voor u betekent

Minder typen. Meer zaken doen.

1

Krijg de uren terug

Minuten per order worden seconden. Die tijd gaat naar de klanten.

2

Minder fouten, minder creditnota's

Artikelnummers en aantallen worden getoetst aan uw eigen stamgegevens voordat er iets geboekt wordt. Een verkeerd nummer wordt op het scherm gevangen in plaats van in het magazijn.

3

Groeien zonder mensen aan te nemen om te typen

Twee keer zoveel orders vraagt niet twee keer zoveel handen. En juli is geen capaciteitsprobleem meer.

Alles wat klanten sturen

Eén systeem voor alle documenten die bij u binnenkomen.

Klantorders

PDF, Excel, vrije tekst in een mail, of een inkooporder uit het systeem van de klant. Eruit komt een verkooporder met de juiste artikelnummers en de eigen prijzen van de klant.

Bekijk de module

Leveranciersfacturen

Bedragen, regels en leverancier worden gelezen en getoetst aan stamgegevens. De factuur staat gestructureerd in uw ERP in plaats van als PDF in een inbox.

Klachten

Tekorten, schade, verkeerde leveringen. Vaak het traagste bureau in het pand, omdat elke zaak terug te leiden is naar de oorspronkelijke order. Precies dat doet Doclane als eerste.

Bekijk de module

Productdata

Artikelnummers, prijzen, omschrijvingen, maten. Erin als productbladen en prijslijsten, eruit als artikelen in uw bestand.

Bekijk de module

Klanten aanmaken

KvK en VIES worden gecontroleerd terwijl de klant invult. De vertegenwoordiger vult daarna de interne velden aan. Dan wordt het een debiteur.

Bekijk de module

Alle typen komen op dezelfde plek terecht: als correcte records in uw eigen systeem.

Bestemmingen

Het record moet naar één bepaalde plek. Wij kennen de weg.

Doclane is niet voor één ERP gebouwd. Het document wordt hetzelfde gelezen, ongeacht waar het record terechtkomt, en de bestemming bepaalt alleen hoe er geschreven wordt. Vandaag ondersteunen wij er drie. Meer volgen, waaronder PIM- en webshopplatformen.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Doclane schrijft via de officiële API's naar standaardobjecten. Uw inrichting, dimensies en goedkeuringsstromen werken precies zoals eerst.

Business Central

Uniconta

Doclane werkt via de officiële API tegen Uniconta en volgt het rekeningschema en de dimensies die u al hebt ingericht.

Uniconta

e-conomic

Doclane verbindt met e-conomic via de REST API van Visma en maakt aan in de klantgroepen en het rekeningschema die u al gebruikt.

e-conomic

Draait u iets anders? Schrijf ons. Nieuwe bestemmingen worden gebouwd wanneer een klant ze nodig heeft, niet wanneer een roadmap dat zegt.

Workflows

U bouwt wat er daarna gebeurt. Wij voeren het uit.

Doclane leest het document elke keer hetzelfde. Wat daarna gebeurt, stelt u zelf samen: één tak per documenttype, en in elke tak de stappen die de zaak vraagt. Aanmaken in het ERP, een antwoord sturen, een collega vragen, of stoppen en wachten op een beslissing.

Aanmaken in het ERP

Verkooporder, retourorder, creditnota, debiteur of artikel, in de bestemming die u gebruikt.

E-mail sturen

Sjabloon met velden uit het document: ordernummer, orderregels, bedragen en het documentnummer uit het ERP.

Voorwaarde

De tak alleen voortzetten als iets klopt. Zitten er bijvoorbeeld foto's bij de klacht?

Goedkeuring

Bij de klant zelf, bij de vertegenwoordiger of bij een beheerder, voordat er iets geboekt wordt.

Opzoeken

KvK en VIES, plus bedrijfsgegevens zoals status, adres, kerncijfers en eigenaren.

Bestand bouwen

Bijvoorbeeld een spreadsheet die wordt gemaakt en automatisch naar de boekhouding gaat.

Alleen al klachten kunnen negen scenario's kennen: tekort, schade, teveel, verkeerd artikel en verkoopcreditnota, elk met een eigen beslissing over creditnota, retour of een nieuwe factuur.

Zekerheid en vragen

Wat u nu waarschijnlijk denkt.

Moeten onze klanten iets veranderen?
Nee. Ze sturen orders precies zoals nu. Ze merken niet eens dat Doclane bestaat.
Moeten wij onze werkwijzen veranderen?
Nee. De orders verschijnen gewoon in uw eigen systeem in plaats van dat ze ingetypt moeten worden. U beslist zelf of ze handmatig worden goedgekeurd of automatisch doorlopen.
In welke systemen kunt u records aanmaken?
Vandaag Business Central, Uniconta en e-conomic. Doclane is gebouwd met de bestemming als aparte laag, zodat het document hetzelfde gelezen wordt, ongeacht waar het record terechtkomt. Nieuwe bestemmingen, waaronder PIM- en webshopplatformen, worden gebouwd wanneer een klant ze nodig heeft.
Microsoft heeft toch Sales Order Agent in Business Central?
Die leest verkooporders in Business Central. Doclane dekt vijf documenttypen: orders, klachten, leveranciersfacturen, productdata en klanten aanmaken, en is niet aan één bestemming gebonden. Wij draaien bovendien 100 % in de EU, terwijl Sales Order Agent Copilot-infrastructuur en verbruikscredits gebruikt, waarbij u per document betaalt. Bij ons is de prijs een vast pakket dat u kunt begroten. Daarbovenop krijgt u uw eigen workflows, goedkeuring bij de klant of de vertegenwoordiger, en een automatisch antwoord aan de klant. En het belangrijkste: Doclane is gebouwd voor de rommelige werkelijkheid van vrije-tekstmails, foto's en het eigen formaat van de klant, niet alleen voor nette, gestructureerde orders.
Krijgen onze klanten automatisch antwoord?
Ja. Doclane kan de klant binnen een minuut antwoorden met een bevestiging van het ontvangene, bericht over artikelen in nalevering en voorstellen voor alternatieven die op voorraad zijn. U bepaalt zelf wat het antwoord bevat en of het automatisch verstuurd wordt of pas na uw goedkeuring.
Wat als de AI iets verkeerd leest?
Doclane toetst alles aan uw stamgegevens en laat u zien wat hij gevonden heeft voordat er iets geboekt wordt. Twijfelt hij, dan vraagt hij het. U hebt altijd het laatste woord.
Waar staat onze data?
Uitsluitend op servers in de EU. Alle systemen achter Doclane, inclusief de AI, draaien in Europa. Uw documenten verlaten de EU nooit.
Hoelang duurt het om te starten?
Een start duurt doorgaans minder dan een dag, en uw ERP-partner of wij verzorgen de inrichting. U hoeft zelf niets te bouwen.

Zie Doclane werken met uw eigen orders.

Stuur ons twee of drie van de orders die u zelf per mail ontvangt. In de demo ziet u ze van inbox naar afgeronde order in uw eigen systeem gaan. 30 minuten, vrijblijvend.

Boek een demoGebouwd in Denemarken door mensen met 20 jaar ervaring in ERP-integraties.