Order knappas in för hand
Någon öppnar PDF:en, letar upp artikelnumret, kollar den avtalade rabatten och knappar. Sedan nästa mejl. Det är en förmiddag, varje dag.
För grossister och tillverkare som får order via mejl
Era kunder mejlar fortfarande sina order. Låt dem fortsätta med det.
Doclane läser order, fakturor och reklamationer från inkorgen, från ett formulär eller via uppladdning. PDF, Excel, fritext, det spelar ingen roll. Posterna skapas i ert eget system, oavsett om det heter Business Central, Uniconta eller e-conomic. Ingen webbshop, ingen portal, inga nya arbetssätt.
- 100 % EU-hostat
- Business Central, Uniconta, e-conomic
- GDPR · era data lämnar aldrig Europa
- Europeisk support
Problemet
Känner ni igen det här?
Fel kostar pengar
ATM-11017 blir inknappat som ATM-11071. Då åker fel pall på lastbilen, och efteråt kommer kreditfakturan och telefonsamtalet.
Allt vilar på en person
Fråga vem som knappar in orderna. Det brukar finnas ett namn. Och en vecka i juli när högen växer.
Det uppenbara svaret är "en webbshop" eller "ett EDI-projekt". Men era kunder vill beställa som de alltid har gjort. Och det ska de få göra.
Så fungerar det
Från mejl till färdig post. Utan nya arbetssätt.
1. Dokumentet kommer in
På det sätt era kunder helst vill: ett mejl ni vidarebefordrar (eller låter vidarebefordras automatiskt), eller ett formulär där de kan ladda upp dokument. Det kan vara en färdig sida som vi driftar åt er, eller ett formulär direkt på er egen webbplats. Ni väljer kanalerna.
E-postFormulärFiluppladdning
2. Doclane läser och förstår innehållet
Oavsett om det är en order, en reklamation, produktdata eller en ny kund hittar AI:n rätt uppgifter som kund, artikelnummer, antal, priser och organisationsnummer, och matchar dem mot era egna grunddata.
3. Posten ligger klar i ert system
Försäljningsorder, reklamation, artikel eller kund skapas på rätt ställe i den destination ni använder. Ni godkänner med ett klick, eller låter fasta kunder gå rakt igenom. Är AI:n osäker frågar den i stället för att gissa.
Så sätts det upp
Ni får en egen säker mottagaradress. Vidarebefordra manuellt när det passar er, eller låt oss sätta upp en automatisk regel i ert mejlsystem tillsammans med er IT eller affärssystempartner, så att allt till order@ går iväg av sig självt. Mejl som inte är order eller dokument sorteras bort och sparas inte.
Kanaler
Kunderna behöver inte lära sig något nytt. De skickar bara.
Ett mejl ni vidarebefordrar. Ett formulär de laddar upp i. Eller en sida ni lägger rakt in på er egen webbplats. Ni väljer kanalerna, och kunden märker ingen skillnad.
- Bäddas in på er egen webbplatsEtt embed-skript lägger formuläret på er egen sida. Ni sätter färger och logotyp.
- På kundens språkFormuläret kan slås på i flera språk, och kunden får en egen språkväljare.
- Även mejltexten läsesStår ordern i meddelandet utan bilaga läses texten som ett dokument. Mejl som inte är dokument sorteras bort och sparas inte.
Validering
Posten stämmer innan den skapas.
Kunden skriver firmanamn och organisationsnummer. Resten hämtar Doclane själv ur registren medan kunden skriver, så ett skrivfel i momsnumret fångas på skärmen i stället för på ekonomiavdelningen.
- Företagsregister och VIES i realtidBolagsstatus och momsnummer verifieras medan kunden fyller i formuläret.
- Mer än namn och adressBransch, startår, antal anställda, nyckeltal ur senaste bokslutet och ägare.
- Dubbletter fångasFinns kunden redan säger Doclane till i stället för att skapa den igen.
Inlärning
Systemet lär sig medan ni rättar.
Doclane blir skarpare på era dokument allteftersom de godkänns. Rättar någon ett fält är arbetet inte bortkastat: rättelsen minns systemet och använder den nästa gång ett liknande dokument kommer in.
- Rättelser minns systemetRättar ni ett fält för hand lärs rättelsen in och används på era kommande dokument. Samma fel behöver inte rättas två gånger.
- Fasta format känns igenEn avsändares fasta dokumentformat lär systemet sig av sig självt allteftersom dokumenten godkänns.
- Er inlärning stannar hos erDet systemet lär sig av era rättelser hålls åtskilt per kund och delas aldrig med andra. Det står också i personuppgiftsbiträdesavtalet.
Vad det betyder för er
Mindre knappande. Mer affär.
1
Få tillbaka timmarna
Minuter per order blir sekunder. Tiden går till kunderna i stället.
2
Färre fel, färre kreditfakturor
Artikelnummer och antal stäms av mot era egna grunddata innan något bokförs. Ett felaktigt nummer fångas på skärmen i stället för på lagret.
3
Väx utan att anställa för att knappa
Dubbelt så många order kräver inte dubbelt så många händer. Och juli är inte längre ett kapacitetsproblem.
Allt kunderna skickar
Ett system för alla dokument som landar hos er.
Kundorder
PDF, Excel, fritext i ett mejl, eller en inköpsorder från kundens eget system. Ut kommer en försäljningsorder med rätt artikelnummer och kundens egna priser.
Se modulenLeverantörsfakturor
Belopp, rader och leverantör läses och matchas mot grunddata. Fakturan ligger strukturerad i ert affärssystem i stället för som PDF i en inkorg.
Reklamationer
Underleveranser, skador, felleveranser. Ofta det långsammaste skrivbordet i huset, eftersom varje ärende måste spåras tillbaka till ursprungsordern. Det är precis det Doclane gör först.
Se modulenProduktdata
Artikelnummer, priser, beskrivningar, mått. In som produktblad och prislistor, ut som artiklar i ert register.
Se modulenKundupplägg
Företagsregister och VIES kontrolleras medan kunden fyller i. Säljaren lägger till de interna fälten efteråt. Sedan blir det en kund.
Se modulenAlla typer hamnar på samma ställe: som korrekta poster i ert eget system.
Destinationer
Posten ska till ett bestämt ställe. Vi kan vägen.
Doclane är inte byggt för ett enda affärssystem. Dokumentet läses likadant oavsett var posten hamnar, och destinationen avgör bara hur den skrivs. I dag stöder vi tre. Fler är på väg, bland annat PIM- och e-handelsplattformar.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Doclane skriver till standardobjekt via de officiella API:erna. Er uppsättning, dimensioner och godkännandeflöden fungerar precis som förut.
Business CentralUniconta
Doclane arbetar mot Uniconta genom det officiella API:et och följer den kontoplan och de dimensioner ni redan har satt upp.
Unicontae-conomic
Doclane kopplar upp mot e-conomic via Vismas REST-API och skapar poster i de kundgrupper och den kontoplan ni redan använder.
e-conomicKör ni något annat? Hör av er. Nya destinationer byggs när en kund behöver dem, inte efter en färdplan.
Arbetsflöden
Ni bygger vad som ska hända. Vi kör det.
Doclane läser dokumentet likadant varje gång. Vad som händer sedan sätter ni ihop själva: en gren per dokumenttyp, och i varje gren de steg ärendet kräver. Skapa i affärssystemet, skicka ett svar, fråga en kollega, eller stanna och vänta på ett beslut.
Skapa i affärssystemet
Försäljningsorder, returorder, kreditfaktura, kund eller artikel, i den destination ni använder.
Skicka mejl
Mall med fält från dokumentet: ordernummer, orderrader, belopp och verifikationsnummer från affärssystemet.
Villkor
För grenen vidare bara om något stämmer. Finns det till exempel bilder på reklamationen?
Godkännande
Hos kunden själv, hos säljaren eller hos en administratör, innan något bokförs.
Uppslag
Företagsregister och VIES, plus bolagsdata som status, adress, nyckeltal och ägare.
Bygg fil
Till exempel ett kalkylark som skapas och skickas vidare till ekonomi automatiskt.
Bara reklamationer kan ha nio scenarier: underleverans, skada, överleverans, fel artikel och säljkredit, var och en med sitt eget beslut om kreditfaktura, retur eller ny faktura.
Trygghet och frågor
Det ni nog tänker just nu.
Måste våra kunder ändra något?
Nej. De skickar order precis som i dag. De märker inte ens att Doclane finns.
Måste vi ändra våra arbetssätt?
Nej. Orderna dyker bara upp i ert eget system i stället för att behöva knappas in. Ni bestämmer själva om de ska godkännas manuellt eller köra automatiskt.
Vilka system kan ni skapa poster i?
I dag Business Central, Uniconta och e-conomic. Doclane är byggt med destinationen som ett eget lager, så dokumentet läses likadant oavsett var posten hamnar. Nya destinationer, bland annat PIM- och e-handelsplattformar, byggs när en kund behöver dem.
Microsoft har ju Sales Order Agent i Business Central?
Den läser försäljningsorder i Business Central. Doclane täcker fem dokumenttyper: order, reklamationer, leverantörsfakturor, produktdata och kundupplägg, och är inte låst till en destination. Vi kör dessutom 100 % inom EU, medan Sales Order Agent använder Copilot-infrastruktur och förbrukningsbaserade credits där ni betalar per dokument. Hos oss är priset ett fast paket som ni kan budgetera. Utöver det får ni era egna arbetsflöden, godkännande hos kunden eller säljaren, och automatiskt svar till kunden. Och viktigast: Doclane är byggt för den röriga verkligheten med fritextmejl, bilder och kundens eget format, inte bara för snygga, strukturerade order.
Får våra kunder svar automatiskt?
Ja. Doclane kan svara kunden inom en minut med bekräftelse på det mottagna, besked om restnoterade varor och förslag på alternativ som finns i lager. Ni bestämmer själva vad svaret innehåller och om det skickas automatiskt eller först efter ert godkännande.
Vad händer om AI:n läser fel?
Doclane stämmer av allt mot era grunddata och visar er vad den hittat innan något bokförs. Är den osäker frågar den. Ni har alltid sista ordet.
Var ligger våra data?
Uteslutande på servrar inom EU. Alla system bakom Doclane, inklusive AI:n, körs i Europa. Era dokument lämnar aldrig EU.
Hur lång tid tar det att komma i gång?
En uppstart tar oftast under en dag, och er affärssystempartner eller vi sköter uppsättningen. Ni behöver inte bygga något själva.
Se Doclane arbeta med era egna order.
Skicka oss två eller tre av de order ni själva tar emot via mejl. På demon ser ni dem gå från inkorg till färdig order i ert eget system. 30 minuter, utan förpliktelser.
Boka en demoByggt i Danmark av folk med 20 års erfarenhet av integrationer mot affärssystem.