Aufträge werden abgetippt
Jemand öffnet das PDF, sucht die Artikelnummer, prüft den vereinbarten Rabatt und tippt. Dann die nächste Mail. Das ist ein Vormittag, jeden Tag.
Für Großhändler und Hersteller mit Aufträgen per Mail
Ihre Kunden schicken Aufträge noch immer per Mail. Sollen sie ruhig.
Doclane liest Aufträge, Rechnungen und Reklamationen aus dem Posteingang, aus einem Formular oder per Upload. PDF, Excel, Freitext, das macht keinen Unterschied. Die Datensätze entstehen in Ihrem eigenen System, ob es Business Central, Uniconta oder e-conomic heißt. Kein Shop, kein Portal, keine neuen Abläufe.
- 100 % EU-gehostet
- Business Central, Uniconta, e-conomic
- DSGVO · Ihre Daten verlassen Europa nie
- Europäischer Support
Das Problem
Kennen Sie das?
Fehler kosten Geld
Aus ATM-11017 wird ATM-11071. Dann geht die falsche Palette auf den Lkw, und danach kommen die Gutschrift und der Anruf.
Alles hängt an einer Person
Fragen Sie, wer die Aufträge tippt. Meist gibt es einen Namen. Und eine Woche im Juli, in der der Stapel wächst.
Die naheliegende Antwort heißt "ein Shop" oder "ein EDI-Projekt". Aber Ihre Kunden wollen so bestellen, wie sie es immer getan haben. Und das sollen sie dürfen.
So funktioniert es
Von der Mail zum fertigen Datensatz. Ohne neue Abläufe.
1. Das Dokument kommt herein
So, wie Ihre Kunden es am liebsten machen: eine Mail, die Sie weiterleiten (oder automatisch weiterleiten lassen), oder ein Formular, über das Dokumente hochgeladen werden. Das kann eine Seite sein, die wir für Sie hosten, oder ein Formular direkt auf Ihrer eigenen Website. Sie wählen die Kanäle.
E-MailFormularDatei-Upload
2. Doclane liest und versteht den Inhalt
Ob Auftrag, Reklamation, Produktdaten oder ein neuer Kunde: Die KI findet die richtigen Angaben wie Kunde, Artikelnummern, Mengen, Preise und Handelsregisternummer und gleicht sie mit Ihren eigenen Stammdaten ab.
3. Der Datensatz liegt fertig in Ihrem System
Verkaufsauftrag, Reklamation, Artikel oder Debitor entsteht an der richtigen Stelle im Ziel, das Sie nutzen. Sie geben mit einem Klick frei oder lassen Stammkunden direkt durchlaufen. Ist die KI unsicher, fragt sie nach, statt zu raten.
So wird es eingerichtet
Sie bekommen Ihre eigene sichere Empfangsadresse. Leiten Sie manuell weiter, wann es Ihnen passt, oder wir richten gemeinsam mit Ihrer IT oder Ihrem ERP-Partner eine automatische Regel in Ihrem Mailsystem ein, sodass alles an auftrag@ von selbst übergeht. Mails, die keine Aufträge oder Dokumente sind, werden aussortiert und nicht gespeichert.
Kanäle
Ihre Kunden lernen nichts Neues. Sie schicken einfach.
Eine Mail, die Sie weiterleiten. Ein Formular, in das hochgeladen wird. Oder eine Seite, die Sie direkt auf Ihre eigene Website legen. Sie wählen die Kanäle, und der Kunde merkt keinen Unterschied.
- Eingebettet auf Ihrer eigenen SeiteEin Embed-Skript setzt das Formular auf Ihre eigene Seite. Sie bestimmen Farben und Logo.
- In der Sprache des KundenDas Formular lässt sich in mehreren Sprachen aktivieren, mit eigener Sprachauswahl.
- Auch der Mailtext wird gelesenSteht die Bestellung ohne Anhang in der Nachricht, wird der Text als Dokument gelesen. Mails, die keine Dokumente sind, werden aussortiert und nicht gespeichert.
Prüfung
Der Datensatz stimmt, bevor er angelegt wird.
Der Kunde schreibt Firmenname und Registernummer. Den Rest holt Doclane während der Eingabe aus den Registern, sodass ein Tippfehler in der USt-IdNr. am Bildschirm auffällt statt in der Buchhaltung.
- Handelsregister und VIES in EchtzeitFirmenstatus und USt-IdNr. werden geprüft, während der Kunde das Formular ausfüllt.
- Mehr als Name und AdresseBranche, Gründungsjahr, Mitarbeiterzahl, Kennzahlen aus dem letzten Abschluss und Eigentümer.
- Dubletten werden erkanntGibt es den Debitor schon, sagt Doclane Bescheid, statt ihn erneut anzulegen.
Lernen
Das System lernt, während Sie korrigieren.
Doclane wird auf Ihren Dokumenten schärfer, während sie freigegeben werden. Korrigiert jemand ein Feld, ist die Arbeit nicht verloren: die Korrektur wird gemerkt und beim nächsten ähnlichen Dokument angewendet.
- Korrekturen werden gemerktKorrigieren Sie ein Feld von Hand, wird die Korrektur gelernt und auf Ihre kommenden Dokumente angewendet. Derselbe Fehler muss nicht zweimal korrigiert werden.
- Feste Formate werden erkanntDas feste Dokumentformat eines Absenders lernt das System von selbst, während die Dokumente freigegeben werden.
- Ihr Gelerntes bleibt bei IhnenWas das System aus Ihren Korrekturen lernt, wird je Kunde isoliert gehalten und nie mit anderen geteilt. Das steht auch im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Was das für Sie bedeutet
Weniger tippen. Mehr Geschäft.
1
Holen Sie sich die Stunden zurück
Aus Minuten pro Auftrag werden Sekunden. Die Zeit geht stattdessen an die Kunden.
2
Weniger Fehler, weniger Gutschriften
Artikelnummern und Mengen werden gegen Ihre eigenen Stammdaten geprüft, bevor etwas gebucht wird. Eine falsche Nummer fällt am Bildschirm auf statt im Lager.
3
Wachsen, ohne fürs Tippen einzustellen
Doppelt so viele Aufträge brauchen nicht doppelt so viele Hände. Und der Juli ist kein Kapazitätsproblem mehr.
Alles, was Kunden schicken
Ein System für alle Dokumente, die bei Ihnen landen.
Kundenaufträge
PDF, Excel, Freitext in einer Mail oder eine Bestellung aus dem System des Kunden. Heraus kommt ein Verkaufsauftrag mit den richtigen Artikelnummern und den Kundenpreisen.
Zum ModulLieferantenrechnungen
Beträge, Positionen und Lieferant werden gelesen und gegen Stammdaten geprüft. Die Rechnung liegt strukturiert im ERP statt als PDF im Posteingang.
Reklamationen
Fehlmengen, Schäden, Fehllieferungen. Oft der langsamste Schreibtisch im Haus, weil jeder Fall zum ursprünglichen Auftrag zurückverfolgt werden muss. Genau das macht Doclane zuerst.
Zum ModulProduktdaten
Artikelnummern, Preise, Beschreibungen, Maße. Herein als Produktblätter und Preislisten, heraus als Artikel in Ihrem Stamm.
Zum ModulKundenanlage
Handelsregister und VIES werden geprüft, während der Kunde ausfüllt. Der Vertrieb ergänzt danach die internen Felder. Dann wird ein Debitor daraus.
Zum ModulAlle Typen landen an derselben Stelle: als korrekte Datensätze in Ihrem eigenen System.
Ziele
Der Datensatz muss an eine bestimmte Stelle. Wir kennen den Weg.
Doclane ist nicht für ein einziges ERP gebaut. Das Dokument wird immer gleich gelesen, unabhängig davon, wo der Datensatz landet, und das Ziel bestimmt nur, wie geschrieben wird. Heute unterstützen wir drei. Weitere kommen, darunter PIM- und Shop-Plattformen.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Doclane schreibt über die offiziellen APIs auf Standardobjekte. Ihre Einrichtung, Dimensionen und Freigabeprozesse funktionieren genau wie vorher.
Business CentralUniconta
Doclane arbeitet über das offizielle API gegen Uniconta und folgt dem Kontenplan und den Dimensionen, die Sie bereits eingerichtet haben.
Unicontae-conomic
Doclane verbindet sich über das REST-API von Visma mit e-conomic und legt in den Kundengruppen und dem Kontenplan an, die Sie bereits nutzen.
e-conomicSie nutzen etwas anderes? Schreiben Sie uns. Neue Ziele entstehen nach Bedarf, nicht nach Roadmap.
Workflows
Sie bauen, was danach passiert. Wir führen es aus.
Doclane liest das Dokument jedes Mal gleich. Was danach geschieht, stellen Sie selbst zusammen: ein Zweig pro Dokumenttyp, und in jedem Zweig die Schritte, die der Fall braucht. Im ERP anlegen, antworten, eine Kollegin fragen, oder anhalten und auf eine Entscheidung warten.
Im ERP anlegen
Verkaufsauftrag, Rücklieferung, Gutschrift, Debitor oder Artikel, im genutzten Ziel.
E-Mail senden
Vorlage mit Feldern aus dem Dokument: Auftragsnummer, Positionen, Beträge und die Belegnummer aus dem ERP.
Bedingung
Den Zweig nur weiterführen, wenn etwas zutrifft. Liegen der Reklamation etwa Fotos bei?
Freigabe
Beim Kunden, im Vertrieb oder bei einer Administratorin, bevor etwas gebucht wird.
Abfrage
Handelsregister und VIES, dazu Firmendaten wie Status, Adresse, Kennzahlen und Eigentümer.
Datei erzeugen
Etwa eine Tabelle, die erstellt und automatisch an die Buchhaltung geschickt wird.
Allein Reklamationen können neun Szenarien haben: Fehlmenge, Schaden, Mehrmenge, falscher Artikel und Verkaufsgutschrift, jedes mit eigener Entscheidung über Gutschrift, Rücklieferung oder neue Rechnung.
Sicherheit und Fragen
Was Sie sich gerade fragen.
Müssen unsere Kunden etwas ändern?
Nein. Sie schicken Aufträge genau wie heute. Sie merken nicht einmal, dass es Doclane gibt.
Müssen wir unsere Abläufe ändern?
Nein. Die Aufträge tauchen einfach in Ihrem eigenen System auf, statt getippt zu werden. Sie entscheiden, ob sie manuell freigegeben werden oder automatisch laufen.
In welchen Systemen können Sie Datensätze anlegen?
Heute Business Central, Uniconta und e-conomic. Doclane ist so gebaut, dass das Ziel eine eigene Schicht ist, sodass das Dokument immer gleich gelesen wird, unabhängig davon, wo der Datensatz landet. Neue Ziele, darunter PIM- und Shop-Plattformen, entstehen, wenn ein Kunde sie braucht.
Microsoft hat doch den Sales Order Agent in Business Central?
Der liest Verkaufsaufträge in Business Central. Doclane deckt fünf Dokumenttypen ab: Aufträge, Reklamationen, Lieferantenrechnungen, Produktdaten und Kundenanlage, und ist nicht an ein Ziel gebunden. Außerdem laufen wir zu 100 % in der EU, während der Sales Order Agent auf Copilot-Infrastruktur und verbrauchsabhängige Credits setzt, bei denen Sie pro Dokument zahlen. Bei uns ist der Preis ein festes Paket, das Sie einplanen können. Dazu kommen Ihre eigenen Workflows, die Freigabe beim Kunden oder im Vertrieb und die automatische Antwort an den Kunden. Und vor allem: Doclane ist für die unordentliche Wirklichkeit gebaut, mit Freitext-Mails, Fotos und dem Format des Kunden, nicht nur für saubere, strukturierte Aufträge.
Bekommen unsere Kunden automatisch Antwort?
Ja. Doclane kann dem Kunden binnen einer Minute antworten, mit Bestätigung des Eingangs, Hinweis auf Rückstandsartikel und Vorschlägen für Alternativen, die auf Lager sind. Sie entscheiden, was in der Antwort steht und ob sie automatisch geht oder erst nach Ihrer Freigabe.
Was, wenn die KI etwas falsch liest?
Doclane gleicht alles mit Ihren Stammdaten ab und zeigt Ihnen, was gefunden wurde, bevor etwas gebucht wird. Ist sie unsicher, fragt sie nach. Sie haben immer das letzte Wort.
Wo liegen unsere Daten?
Ausschließlich auf Servern in der EU. Alle Systeme hinter Doclane, einschließlich der KI, laufen in Europa. Ihre Dokumente verlassen die EU nie.
Wie lange dauert der Start?
Ein Start dauert in der Regel unter einem Tag, und Ihr ERP-Partner oder wir übernehmen die Einrichtung. Sie müssen selbst nichts bauen.
Sehen Sie Doclane mit Ihren eigenen Aufträgen arbeiten.
Schicken Sie uns zwei bis drei der Aufträge, die Sie selbst per Mail bekommen. In der Demo sehen Sie, wie sie vom Posteingang zum fertigen Auftrag in Ihrem eigenen System werden. 30 Minuten, unverbindlich.
Demo buchenGebaut in Dänemark von Leuten mit 20 Jahren Erfahrung in ERP-Integrationen.