Senast uppdaterad: 6 juli 2026 · Lista över underbiträden
1.1 Detta personuppgiftsbiträdesavtal ("PUB-avtalet") utgör en del av Doclanes allmänna villkor eller annat avtal mellan parterna om kundens användning av tjänsten ("huvudavtalet"). Genom att använda tjänsten accepterar kunden detta PUB-avtal.
1.2 Vid bristande överensstämmelse mellan detta PUB-avtal och huvudavtalet avseende behandling av personuppgifter har detta PUB-avtal företräde.
1.3 Detta PUB-avtal gäller där kunden är personuppgiftsansvarig (eller personuppgiftsbiträde för en annan ansvarigs räkning) och Doclane behandlar personuppgifter för kundens räkning i samband med leveransen av tjänsten.
2.1 Leverantör (personuppgiftsbiträde): Doclane, org.nr 35682821, Åbogade 14, 8200 Aarhus N, Danmark ("Doclane" eller "biträdet").
2.2 Kunden (personuppgiftsansvarig): den juridiska person som anges som kund i huvudavtalet.
2.3 Parterna är överens om att kunden är personuppgiftsansvarig och Doclane personuppgiftsbiträde, i den mening som dataskyddsförordningen (förordning (EU) 2016/679, "GDPR") använder begreppen.
3.1 Föremål. Doclane behandlar personuppgifter för kundens räkning för att leverera Doclane-plattformen och tillhörande tjänster enligt huvudavtalet.
3.2 Varaktighet. Detta PUB-avtal gäller så länge Doclane behandlar personuppgifter för kundens räkning under huvudavtalet, och till dess att alla personuppgifter raderats eller återlämnats i enlighet med detta PUB-avtal.
4.1 Doclane behandlar personuppgifter för följande syften:
4.2 Behandlingens art omfattar i tillämpliga fall: insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, framtagning, användning, utlämning genom överföring (t.ex. till underbiträden), sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.
5.1 Typer av personuppgifter. Beroende på kundens konfiguration och användning kan följande behandlas:
5.2 Särskilda kategorier. Tjänsten är inte avsedd för behandling av särskilda kategorier av personuppgifter enligt art. 9 GDPR (t.ex. hälsa, politiska åsikter, religion) eller uppgifter om lagöverträdelser. Kunden ska säkerställa att sådana uppgifter inte medvetet skickas till tjänsten.
5.3 Registrerade. De registrerade kan omfatta: kundens slutkunder och leverantörer; kundens anställda, konsulter och ombud; samt andra personer vars personuppgifter ingår i kundens data.
6.1 Doclane behandlar personuppgifter enbart enligt dokumenterade instruktioner från kunden, även avseende överföring till tredjeland, om inte unionsrätten eller en medlemsstats lagstiftning kräver annat. I sådant fall informerar Doclane kunden om det rättsliga kravet före behandlingen, om inte lagen förbjuder det.
6.2 Huvudavtalet (inklusive detta PUB-avtal) samt kundens konfiguration och användning av tjänsten utgör kundens fullständiga och slutliga instruktion till Doclane.
6.3 Om Doclane rimligen bedömer att en instruktion strider mot GDPR eller annan tillämplig dataskyddslagstiftning, informerar Doclane kunden utan onödigt dröjsmål.
6.4 Kunden ansvarar för: behandlingens laglighet; att lämna lämplig information till de registrerade; att inhämta nödvändiga samtycken; samt att de personuppgifter som skickas till tjänsten är adekvata, relevanta och begränsade till vad som är nödvändigt.
7.1 Doclane säkerställer att personer som är behöriga att behandla personuppgifter har förbundit sig till konfidentialitet eller omfattas av en lämplig lagstadgad tystnadsplikt.
8.1 Med hänsyn till den senaste utvecklingen, genomförandekostnaderna samt behandlingens art, omfattning och syften och riskerna för de registrerade, vidtar Doclane lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, i tillämpliga fall inklusive:
8.2 Doclane kan genomföra konkreta åtgärder via sina infrastrukturleverantörer och underbiträden (t.ex. datacentersäkerhet, nätverkssäkerhet, backup). Hela infrastrukturen hostas inom EU.
8.3 Kunden ansvarar för lämplig säkerhet i sin egen miljö, inklusive säker användning av tjänsten (t.ex. kontohantering, åtkomstkontroll, konfiguration).
9.1 Kunden bemyndigar Doclane att anlita andra personuppgiftsbiträden ("underbiträden") för den behandling som beskrivs i detta PUB-avtal.
9.2 Doclane säkerställer att varje underbiträde är bundet av skriftliga dataskyddsförpliktelser som inte är mindre skyddande än de i detta PUB-avtal.
9.3 Den aktuella listan över underbiträden publiceras på underbiträden och kan uppdateras löpande.
9.4 Doclane meddelar kunden om planerade ändringar via e-post (till den registrerade faktureringsadressen) med minst 30 dagars varsel och ger kunden möjlighet att invända på rimliga dataskyddsgrunder. Om parterna inte kan enas om ett alternativ kan kunden säga upp den berörda delen av tjänsten med 30 dagars skriftligt varsel.
10.1 Kundens data lagras inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).
10.2 Hela Doclanes teknikstack, inklusive AI-behandling, finns inom EU/EES. Ingen överföring av personuppgifter sker till tredjeland utanför EES. Skulle en sådan överföring undantagsvis bli nödvändig sker den endast med lämpliga skyddsåtgärder enligt kapitel V GDPR (t.ex. standardavtalsklausuler).
11.1 Med hänsyn till behandlingens art bistår Doclane kunden med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att fullgöra kundens skyldighet att svara på begäranden från registrerade (t.ex. tillgång, rättelse, radering, begränsning, portabilitet, invändning).
11.2 Om Doclane får en begäran direkt från en registrerad avseende personuppgifter som behandlas för kundens räkning, vidarebefordrar Doclane (om inte lagen förbjuder det) begäran till kunden utan onödigt dröjsmål och svarar inte direkt, om inte kunden godkänt det eller lagen kräver det.
12.1 Vid en personuppgiftsincident som berör personuppgifter som behandlas för kundens räkning underrättar Doclane kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om incidenten.
12.2 Underrättelsen omfattar den information Doclane rimligen har tillgång till, inklusive incidentens art, kategorier och ungefärligt antal berörda registrerade och dataposter, sannolika konsekvenser samt de åtgärder som vidtagits eller föreslås.
12.3 Om all information inte kan lämnas samtidigt får den lämnas i etapper utan onödigt dröjsmål.
12.4 Kunden ansvarar för att avgöra om tillsynsmyndighet och/eller registrerade ska underrättas, och för att göra sådana underrättelser, om inte annat avtalats.
13.1 Med hänsyn till behandlingens art och den information Doclane har tillgång till bistår Doclane kunden (mot rimlig ersättning där relevant) med konsekvensbedömningar (DPIA) avseende tjänsten och med förhandssamråd med tillsynsmyndigheter där det krävs.
14.1 Doclane tillhandahåller all information som rimligen behövs för att visa att skyldigheterna i art. 28 GDPR uppfylls.
14.2 Detta kan ske genom dokumentation av säkerhets- och dataskyddsåtgärder, externa granskningsrapporter eller certifieringar (om tillgängliga) samt genom att besvara rimliga skriftliga frågeformulär.
14.3 Med rimligt förhandsvarsel och högst en gång per 12 månader (om inte en myndighet kräver det, eller efter en säkerhetsincident) kan kunden eller en oberoende revisor genomföra en granskning av Doclanes rutiner avseende tjänsten. En sådan granskning begränsas till relevanta system, omfattas av Doclanes konfidentialitets- och säkerhetspolicyer, genomförs under normal arbetstid och kan förenas med en rimlig avgift.
15.1 Vid tjänstens upphörande raderar Doclane, enligt kundens val och med förbehåll för tillämplig lag, alla personuppgifter som behandlats för kundens räkning, eller återlämnar dem till kunden och raderar därefter befintliga kopior.
15.2 Om kunden inte begär tidigare radering eller återlämnande får Doclane behålla personuppgifter i upp till 30 dagar efter upphörandet så att kunden kan exportera data. Därefter får Doclane radera eller anonymisera data, med förbehåll för eventuella lagstadgade lagringskrav.
15.3 Doclane får behålla kopior där lagen kräver det, eller i backup-system under en begränsad period till dess att de skrivs över i den normala driften. Sådan data omfattas fortsatt av skyddet i detta PUB-avtal.
15.4 Undantag. Följande får sparas längre där det är nödvändigt och proportionerligt: data som ska sparas enligt lag; information som behövs för att fastställa eller försvara rättsliga anspråk; säkerhetsloggar för bedrägeri- och missbruksövervakning; samt bokförings-, skatte- och betalningsdata.
16.1 De ansvarsbegränsningar som anges i huvudavtalet gäller även för detta PUB-avtal i den utsträckning lagen tillåter.
16.2 Inget i detta PUB-avtal begränsar tvingande ansvar enligt GDPR där en sådan begränsning inte är tillåten.
17.1 Detta PUB-avtal lyder under samma lag som huvudavtalet, nämligen dansk rätt, utan hänsyn till lagvalsregler.
17.2 Tvister avgörs vid samma forum som huvudavtalet (dansk domstol, med domstolen i Aarhus som första instans, om inte tvingande lag föreskriver annat).
18.1 Detta PUB-avtal utgör en del av huvudavtalet och ändrar inte dess allmänna kommersiella villkor, avgifter eller ansvarsbegränsningar utöver vad som anges här.
18.2 Om en bestämmelse är ogiltig eller inte kan verkställas förblir övriga bestämmelser i full kraft, och den ogiltiga bestämmelsen ersätts med en giltig som bäst återspeglar parternas avsikt.
18.3 Doclane kan uppdatera detta PUB-avtal med minst 30 dagars varsel (via e-post eller i produkten). Väsentliga ändringar anges tydligt. Fortsatt användning efter varselperioden innebär att det uppdaterade PUB-avtalet godtas.
19.1 Användning av AI-modeller. Doclane använder språkmodeller och tillhörande AI-modeller via en EU-baserad leverantör, se listan över underbiträden, för att leverera AI-funktionaliteten i tjänsten, inklusive att läsa, klassificera och extrahera data ur dokument.
19.2 Kategorier av data som behandlas av AI-modeller. Beroende på kundens konfiguration kan personuppgifter som skickas till AI-modeller omfatta identifierare (namn, e-post, ordernummer), dokumentinnehåll, order- och transaktionsdetaljer samt begränsade tekniska metadata för sammanhang.
19.3 AI-underbiträden framgår av listan över underbiträden och omfattas av samma varsel- och invändningsmekanism som övriga underbiträden (avsnitt 9).
19.4 Begränsad lagring. AI-underbiträden lagrar data endast i den utsträckning och under den korta period som är tekniskt nödvändig för behandlingen, och aldrig för andra syften. Behandlingen sker inom EU.
19.5 Ingen träning. Kundens data används inte för att träna eller förbättra de underliggande AI-modellerna, varken av Doclane, av AI-underbiträden eller av de underliggande modellleverantörerna. Detta gäller alla paket.
19.6 Kundspecifik förbättring. Doclane kan spara kundens egna rättelser och dokumentmallar för att förbättra extraktionen ur kundens framtida dokument. Denna data lagras isolerat per kund, delas inte mellan kunder och används inte för att träna underliggande AI-modeller.
19.7 EU:s AI-förordning. Doclane utformar och driver AI-funktionaliteten så att slutanvändare informeras där det krävs enligt EU:s AI-förordning. Kunden ansvarar fortsatt för sina egna skyldigheter som tillhandahållare i drift, inklusive lämplig mänsklig tillsyn.
Frågor om detta personuppgiftsbiträdesavtal? Skriv till hello@doclane.ai eller Doclane, Åbogade 14, 8200 Aarhus N, Danmark. Org.nr 35682821.