Letzte Aktualisierung: 6. Juli 2026 · Liste der Unterauftragsverarbeiter
1.1 Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ("AVV") ist Bestandteil der Geschäftsbedingungen von Doclane oder einer sonstigen Vereinbarung zwischen den Parteien über die Nutzung des Dienstes durch den Kunden ("Hauptvertrag"). Mit der Nutzung des Dienstes akzeptiert der Kunde diesen AVV.
1.2 Bei Widersprüchen zwischen diesem AVV und dem Hauptvertrag hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten hat dieser AVV Vorrang.
1.3 Dieser AVV gilt, soweit der Kunde Verantwortlicher (oder Auftragsverarbeiter im Auftrag eines anderen Verantwortlichen) ist und Doclane personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden im Zusammenhang mit der Erbringung des Dienstes verarbeitet.
2.1 Anbieter (Auftragsverarbeiter): Doclane, Registernr. 35682821, Åbogade 14, 8200 Aarhus N, Dänemark ("Doclane" oder "der Auftragsverarbeiter").
2.2 Der Kunde (Verantwortlicher): die im Hauptvertrag als Kunde bezeichnete juristische Person.
2.3 Die Parteien sind sich einig, dass der Kunde Verantwortlicher und Doclane Auftragsverarbeiter im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679, "DSGVO") ist.
3.1 Gegenstand. Doclane verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden, um die Doclane-Plattform und zugehörige Leistungen gemäß Hauptvertrag zu erbringen.
3.2 Dauer. Dieser AVV gilt, solange Doclane personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden unter dem Hauptvertrag verarbeitet, und bis alle personenbezogenen Daten gemäß diesem AVV gelöscht oder zurückgegeben wurden.
4.1 Doclane verarbeitet personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
4.2 Die Art der Verarbeitung umfasst je nach Fall: Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen, Auslesen, Verwenden, Offenlegen durch Übermittlung (z. B. an Unterauftragsverarbeiter), Abgleichen, Einschränken, Löschen oder Vernichten.
5.1 Arten personenbezogener Daten. Je nach Konfiguration und Nutzung durch den Kunden können verarbeitet werden:
5.2 Besondere Kategorien. Der Dienst ist nicht für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheit, politische Meinungen, Religion) oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen bestimmt. Der Kunde stellt sicher, dass solche Daten nicht bewusst an den Dienst übermittelt werden.
5.3 Betroffene Personen. Betroffene Personen können sein: Endkunden und Lieferanten des Kunden; Mitarbeiter, Berater und Vertreter des Kunden; sowie weitere Personen, deren personenbezogene Daten Teil der Daten des Kunden sind.
6.1 Doclane verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, auch hinsichtlich Übermittlungen in Drittländer, sofern nicht Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats etwas anderes verlangt. In diesem Fall informiert Doclane den Kunden vor der Verarbeitung über die rechtliche Anforderung, sofern dies nicht gesetzlich verboten ist.
6.2 Der Hauptvertrag (einschließlich dieses AVV) sowie die Konfiguration und Nutzung des Dienstes durch den Kunden stellen die vollständige und endgültige Weisung des Kunden an Doclane dar.
6.3 Ist Doclane nach vernünftiger Einschätzung der Ansicht, dass eine Weisung gegen die DSGVO oder anderes anwendbares Datenschutzrecht verstößt, informiert Doclane den Kunden unverzüglich.
6.4 Der Kunde ist verantwortlich für: die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung; die angemessene Information der betroffenen Personen; die Einholung erforderlicher Einwilligungen; sowie dafür, dass die an den Dienst übermittelten personenbezogenen Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das notwendige Maß beschränkt sind.
7.1 Doclane stellt sicher, dass die zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
8.1 Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten sowie der Art, des Umfangs und der Zwecke der Verarbeitung und der Risiken für die betroffenen Personen setzt Doclane geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, je nach Fall einschließlich:
8.2 Doclane kann konkrete Maßnahmen über seine Infrastrukturanbieter und Unterauftragsverarbeiter umsetzen (z. B. Rechenzentrumssicherheit, Netzwerksicherheit, Backup). Die gesamte Infrastruktur wird in der EU gehostet.
8.3 Der Kunde ist für angemessene Sicherheit in seiner eigenen Umgebung verantwortlich, einschließlich der sicheren Nutzung des Dienstes (z. B. Kontoverwaltung, Zugriffskontrolle, Konfiguration).
9.1 Der Kunde ermächtigt Doclane, weitere Auftragsverarbeiter ("Unterauftragsverarbeiter") für die in diesem AVV beschriebene Verarbeitung einzusetzen.
9.2 Doclane stellt sicher, dass jeder Unterauftragsverarbeiter durch schriftliche Datenschutzpflichten gebunden ist, die nicht weniger schützend sind als die in diesem AVV.
9.3 Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter wird unter Unterauftragsverarbeiter veröffentlicht und kann laufend aktualisiert werden.
9.4 Doclane kündigt beabsichtigte Änderungen per E-Mail (an die hinterlegte Rechnungsadresse) mit einer Frist von mindestens 30 Tagen an und gibt dem Kunden die Möglichkeit, aus angemessenen datenschutzrechtlichen Gründen Widerspruch zu erheben. Können sich die Parteien nicht auf eine Alternative verständigen, kann der Kunde den betroffenen Teil des Dienstes mit einer Frist von 30 Tagen schriftlich kündigen.
10.1 Die Daten des Kunden werden im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gespeichert.
10.2 Der gesamte Technologie-Stack von Doclane, einschließlich der KI-Verarbeitung, befindet sich in der EU/im EWR. Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb des EWR statt. Sollte eine solche Übermittlung ausnahmsweise erforderlich werden, erfolgt sie nur mit geeigneten Garantien nach Kapitel V DSGVO (z. B. Standardvertragsklauseln).
11.1 Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt Doclane den Kunden mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung seiner Pflicht, Anfragen betroffener Personen zu beantworten (z. B. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch).
11.2 Erhält Doclane eine Anfrage unmittelbar von einer betroffenen Person zu personenbezogenen Daten, die im Auftrag des Kunden verarbeitet werden, leitet Doclane die Anfrage (sofern gesetzlich nicht untersagt) unverzüglich an den Kunden weiter und antwortet nicht direkt, es sei denn, der Kunde hat dies genehmigt oder das Gesetz verlangt es.
12.1 Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die im Auftrag des Kunden verarbeitete Daten betrifft, benachrichtigt Doclane den Kunden unverzüglich, nachdem die Verletzung bekannt geworden ist.
12.2 Die Benachrichtigung umfasst die Doclane nach vernünftigem Ermessen vorliegenden Informationen, einschließlich Art der Verletzung, Kategorien und ungefährer Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, wahrscheinlicher Folgen sowie der ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen.
12.3 Können nicht alle Informationen gleichzeitig bereitgestellt werden, dürfen sie schrittweise ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt werden.
12.4 Der Kunde ist dafür verantwortlich, zu entscheiden, ob die Aufsichtsbehörde und/oder betroffene Personen zu benachrichtigen sind, und diese Benachrichtigungen vorzunehmen, sofern nichts anderes vereinbart ist.
13.1 Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der Doclane vorliegenden Informationen unterstützt Doclane den Kunden (gegen angemessene Vergütung, soweit relevant) bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) im Zusammenhang mit dem Dienst und bei vorherigen Konsultationen von Aufsichtsbehörden, soweit erforderlich.
14.1 Doclane stellt alle Informationen zur Verfügung, die nach vernünftigem Ermessen erforderlich sind, um die Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO nachzuweisen.
14.2 Dies kann durch Dokumentation der Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen, externe Prüfberichte oder Zertifizierungen (soweit verfügbar) sowie durch Beantwortung angemessener schriftlicher Fragebögen erfolgen.
14.3 Mit angemessener Vorankündigung und höchstens einmal in 12 Monaten (sofern nicht eine Behörde dies verlangt oder nach einer Sicherheitsverletzung) kann der Kunde oder ein unabhängiger Prüfer eine Prüfung der Praktiken von Doclane in Bezug auf den Dienst durchführen. Eine solche Prüfung beschränkt sich auf relevante Systeme, unterliegt den Vertraulichkeits- und Sicherheitsrichtlinien von Doclane, erfolgt während der üblichen Geschäftszeiten und kann mit einer angemessenen Gebühr verbunden sein.
15.1 Bei Beendigung des Dienstes löscht Doclane nach Wahl des Kunden und vorbehaltlich des anwendbaren Rechts alle im Auftrag des Kunden verarbeiteten personenbezogenen Daten oder gibt sie an den Kunden zurück und löscht danach vorhandene Kopien.
15.2 Sofern der Kunde keine frühere Löschung oder Rückgabe verlangt, kann Doclane personenbezogene Daten bis zu 30 Tage nach Beendigung aufbewahren, damit der Kunde Daten exportieren kann. Danach kann Doclane die Daten löschen oder anonymisieren, vorbehaltlich etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
15.3 Doclane kann Kopien aufbewahren, soweit gesetzlich vorgeschrieben, oder in Backup-Systemen für einen begrenzten Zeitraum, bis sie im Normalbetrieb überschrieben werden. Diese Daten bleiben vom Schutz dieses AVV umfasst.
15.4 Ausnahmen. Folgendes kann länger aufbewahrt werden, soweit erforderlich und verhältnismäßig: gesetzlich aufzubewahrende Daten; Informationen, die zur Begründung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind; Sicherheitsprotokolle zur Betrugs- und Missbrauchsüberwachung; sowie Buchhaltungs-, Steuer- und Zahlungsdaten.
16.1 Die im Hauptvertrag festgelegten Haftungsbeschränkungen gelten auch für diesen AVV, soweit gesetzlich zulässig.
16.2 Nichts in diesem AVV beschränkt zwingende Haftung nach der DSGVO, soweit eine solche Beschränkung nicht zulässig ist.
17.1 Dieser AVV unterliegt demselben Recht wie der Hauptvertrag, nämlich dänischem Recht, ohne Rücksicht auf Kollisionsnormen.
17.2 Streitigkeiten werden am selben Gerichtsstand wie der Hauptvertrag entschieden (die dänischen Gerichte mit dem Gericht in Aarhus als erster Instanz, sofern zwingendes Recht nichts anderes bestimmt).
18.1 Dieser AVV ist Bestandteil des Hauptvertrags und ändert dessen allgemeine kommerzielle Bedingungen, Gebühren oder Haftungsbeschränkungen über das hierin Genannte hinaus nicht.
18.2 Ist eine Bestimmung unwirksam oder nicht durchsetzbar, bleiben die übrigen Bestimmungen in vollem Umfang wirksam, und die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame ersetzt, die die Absicht der Parteien am besten widerspiegelt.
18.3 Doclane kann diesen AVV mit einer Frist von mindestens 30 Tagen aktualisieren (per E-Mail oder im Produkt). Wesentliche Änderungen werden deutlich gekennzeichnet. Die weitere Nutzung nach Ablauf der Frist gilt als Annahme des aktualisierten AVV.
19.1 Einsatz von KI-Modellen. Doclane nutzt Sprachmodelle und zugehörige KI-Modelle über einen in der EU ansässigen Anbieter, siehe die Liste der Unterauftragsverarbeiter, um die KI-Funktionalität des Dienstes bereitzustellen, einschließlich des Lesens, Klassifizierens und Extrahierens von Daten aus Dokumenten.
19.2 Von KI-Modellen verarbeitete Datenkategorien. Je nach Konfiguration des Kunden können an KI-Modelle übermittelte personenbezogene Daten umfassen: Identifikatoren (Name, E-Mail, Auftragsnummer), Dokumentinhalte, Auftrags- und Transaktionsdetails sowie begrenzte technische Metadaten zum Kontext.
19.3 KI-Unterauftragsverarbeiter sind unter Unterauftragsverarbeiter aufgeführt und unterliegen demselben Ankündigungs- und Widerspruchsmechanismus wie andere Unterauftragsverarbeiter (Abschnitt 9).
19.4 Begrenzte Speicherung. KI-Unterauftragsverarbeiter speichern Daten nur in dem Umfang und für den kurzen Zeitraum, der für die Verarbeitung technisch erforderlich ist, und niemals zu anderen Zwecken. Die Verarbeitung erfolgt in der EU.
19.5 Kein Training. Die Daten des Kunden werden nicht zum Training oder zur Verbesserung der zugrunde liegenden KI-Modelle verwendet, weder durch Doclane noch durch KI-Unterauftragsverarbeiter oder die zugrunde liegenden Modellanbieter. Dies gilt für alle Tarife.
19.6 Kundenspezifische Verbesserung. Doclane kann die eigenen Korrekturen und Dokumentvorlagen des Kunden speichern, um die Extraktion aus künftigen Dokumenten dieses Kunden zu verbessern. Diese Daten werden pro Kunde isoliert gespeichert, nicht kundenübergreifend geteilt und nicht zum Training zugrunde liegender KI-Modelle verwendet.
19.7 KI-Verordnung der EU. Doclane gestaltet und betreibt die KI-Funktionalität so, dass Endnutzer informiert werden, soweit dies nach der KI-Verordnung der EU erforderlich ist. Der Kunde bleibt für seine eigenen Pflichten als Betreiber verantwortlich, einschließlich einer angemessenen menschlichen Aufsicht.
Fragen zu diesem Auftragsverarbeitungsvertrag? Schreiben Sie an hello@doclane.ai oder an Doclane, Åbogade 14, 8200 Aarhus N, Dänemark. Registernr. 35682821.