Laatst bijgewerkt: 6 juli 2026 · Lijst met subverwerkers
1.1 Deze verwerkersovereenkomst ("VWO") maakt deel uit van de algemene voorwaarden van Doclane of van een andere overeenkomst tussen partijen over het gebruik van de dienst door de klant ("de hoofdovereenkomst"). Door de dienst te gebruiken accepteert de klant deze VWO.
1.2 In geval van tegenstrijdigheid tussen deze VWO en de hoofdovereenkomst met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens prevaleert deze VWO.
1.3 Deze VWO is van toepassing wanneer de klant verwerkingsverantwoordelijke is (of verwerker namens een andere verantwoordelijke) en Doclane persoonsgegevens namens de klant verwerkt in verband met de levering van de dienst.
2.1 Leverancier (verwerker): Doclane, ondernemingsnr. 35682821, Åbogade 14, 8200 Aarhus N, Denemarken ("Doclane" of "de verwerker").
2.2 De klant (verwerkingsverantwoordelijke): de rechtspersoon die in de hoofdovereenkomst als klant is aangeduid.
2.3 Partijen zijn het erover eens dat de klant verwerkingsverantwoordelijke is en Doclane verwerker, zoals die begrippen worden gebruikt in de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, "AVG").
3.1 Onderwerp. Doclane verwerkt persoonsgegevens namens de klant om het Doclane-platform en bijbehorende diensten te leveren zoals beschreven in de hoofdovereenkomst.
3.2 Duur. Deze VWO geldt zolang Doclane persoonsgegevens namens de klant verwerkt onder de hoofdovereenkomst, en totdat alle persoonsgegevens conform deze VWO zijn verwijderd of teruggegeven.
4.1 Doclane verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
4.2 De aard van de verwerking omvat, naar gelang van toepassing: verzamelen, vastleggen, organiseren, structureren, opslaan, aanpassen, opvragen, gebruiken, verstrekken door doorzending (bijv. aan subverwerkers), samenbrengen, beperken, wissen of vernietigen.
5.1 Soorten persoonsgegevens. Afhankelijk van de configuratie en het gebruik door de klant kan het volgende worden verwerkt:
5.2 Bijzondere categorieën. De dienst is niet bedoeld voor de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens op grond van art. 9 AVG (bijv. gezondheid, politieke opvattingen, religie) of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen. De klant zorgt ervoor dat dergelijke gegevens niet bewust naar de dienst worden gestuurd.
5.3 Betrokkenen. De betrokkenen kunnen omvatten: eindklanten en leveranciers van de klant; medewerkers, consultants en agenten van de klant; en andere personen wier persoonsgegevens deel uitmaken van de data van de klant.
6.1 Doclane verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de klant, ook met betrekking tot doorgifte naar derde landen, tenzij Unierecht of het recht van een lidstaat anders vereist. In dat geval informeert Doclane de klant vóór de verwerking over het wettelijke vereiste, tenzij dit wettelijk verboden is.
6.2 De hoofdovereenkomst (inclusief deze VWO) en de configuratie en het gebruik van de dienst door de klant vormen de volledige en definitieve instructie van de klant aan Doclane.
6.3 Als Doclane redelijkerwijs meent dat een instructie in strijd is met de AVG of ander toepasselijk gegevensbeschermingsrecht, informeert Doclane de klant zonder onnodige vertraging.
6.4 De klant is verantwoordelijk voor: de rechtmatigheid van de verwerking; het passend informeren van betrokkenen; het verkrijgen van eventueel benodigde toestemmingen; en ervoor te zorgen dat de naar de dienst gestuurde persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en beperkt tot het noodzakelijke zijn.
7.1 Doclane zorgt ervoor dat personen die gemachtigd zijn persoonsgegevens te verwerken zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden of onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht vallen.
8.1 Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang en doeleinden van de verwerking alsook de risico's voor betrokkenen, treft Doclane passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder naar gelang van toepassing:
8.2 Doclane kan concrete maatregelen implementeren via haar infrastructuurleveranciers en subverwerkers (bijv. datacenterbeveiliging, netwerkbeveiliging, back-up). De volledige infrastructuur wordt in de EU gehost.
8.3 De klant is verantwoordelijk voor passende beveiliging in zijn eigen omgeving, waaronder veilig gebruik van de dienst (bijv. accountbeheer, toegangscontrole, configuratie).
9.1 De klant machtigt Doclane om andere verwerkers ("subverwerkers") in te schakelen voor de in deze VWO beschreven verwerking.
9.2 Doclane zorgt ervoor dat elke subverwerker gebonden is aan schriftelijke gegevensbeschermingsverplichtingen die niet minder beschermend zijn dan die in deze VWO.
9.3 De actuele lijst van subverwerkers wordt gepubliceerd op subverwerkers en kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt.
9.4 Doclane kondigt voorgenomen wijzigingen per e-mail aan (naar het geregistreerde factuuradres) met een termijn van minimaal 30 dagen en geeft de klant de mogelijkheid bezwaar te maken op redelijke gegevensbeschermingsgronden. Kunnen partijen geen alternatief overeenkomen, dan kan de klant het betreffende deel van de dienst schriftelijk opzeggen met een termijn van 30 dagen.
10.1 De data van de klant wordt opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
10.2 De volledige technologiestack van Doclane, inclusief AI-verwerking, bevindt zich in de EU/EER. Er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens plaats naar derde landen buiten de EER. Mocht een dergelijke doorgifte uitzonderlijk noodzakelijk worden, dan gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen op grond van hoofdstuk V AVG (bijv. standaardcontractbepalingen).
11.1 Rekening houdend met de aard van de verwerking ondersteunt Doclane de klant met passende technische en organisatorische maatregelen bij het nakomen van zijn verplichting om te reageren op verzoeken van betrokkenen (bijv. inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, portabiliteit, bezwaar).
11.2 Ontvangt Doclane een verzoek rechtstreeks van een betrokkene over persoonsgegevens die namens de klant worden verwerkt, dan stuurt Doclane het verzoek (tenzij wettelijk verboden) zonder onnodige vertraging door aan de klant en reageert niet zelf, tenzij de klant dit heeft goedgekeurd of de wet dit vereist.
12.1 Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die namens de klant verwerkte gegevens betreft, stelt Doclane de klant zonder onnodige vertraging op de hoogte nadat zij van de inbreuk kennis heeft genomen.
12.2 De melding omvat de informatie waarover Doclane redelijkerwijs beschikt, waaronder de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevensrecords, de waarschijnlijke gevolgen en de getroffen of voorgestelde maatregelen.
12.3 Kan niet alle informatie gelijktijdig worden verstrekt, dan mag dit gefaseerd gebeuren zonder onnodige vertraging.
12.4 De klant is verantwoordelijk voor de beoordeling of de toezichthouder en/of betrokkenen moeten worden geïnformeerd, en voor het doen van die meldingen, tenzij anders overeengekomen.
13.1 Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover Doclane beschikt, ondersteunt Doclane de klant (tegen redelijke vergoeding waar relevant) bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's) met betrekking tot de dienst en bij voorafgaande raadpleging van toezichthouders waar vereist.
14.1 Doclane stelt alle informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van de verplichtingen uit art. 28 AVG aan te tonen.
14.2 Dit kan gebeuren via documentatie van beveiligings- en gegevensbeschermingsmaatregelen, externe auditrapporten of certificeringen (indien beschikbaar) en het beantwoorden van redelijke schriftelijke vragenlijsten.
14.3 Met redelijke voorafgaande kennisgeving en maximaal eenmaal per 12 maanden (tenzij een autoriteit dit vereist, of na een beveiligingsinbreuk) kan de klant of een onafhankelijke auditor een audit uitvoeren van de praktijken van Doclane met betrekking tot de dienst. Een dergelijke audit blijft beperkt tot relevante systemen, is onderworpen aan het vertrouwelijkheids- en beveiligingsbeleid van Doclane, vindt plaats tijdens normale kantooruren en kan aan een redelijke vergoeding worden onderworpen.
15.1 Bij beëindiging van de dienst verwijdert Doclane, naar keuze van de klant en met inachtneming van toepasselijk recht, alle namens de klant verwerkte persoonsgegevens, of geeft deze terug aan de klant en verwijdert daarna bestaande kopieën.
15.2 Tenzij de klant om eerdere verwijdering of teruggave verzoekt, kan Doclane persoonsgegevens tot 30 dagen na beëindiging bewaren zodat de klant data kan exporteren. Daarna kan Doclane de data verwijderen of anonimiseren, met inachtneming van eventuele wettelijke bewaarplichten.
15.3 Doclane kan kopieën bewaren waar dit wettelijk vereist is, of in back-upsystemen voor een beperkte periode totdat deze in de normale bedrijfsvoering worden overschreven. Dergelijke data blijft onder de bescherming van deze VWO vallen.
15.4 Uitzonderingen. Het volgende mag langer worden bewaard waar dit noodzakelijk en proportioneel is: data die wettelijk moet worden bewaard; informatie die nodig is om rechtsvorderingen in te stellen of te verdedigen; beveiligingslogs voor fraude- en misbruikmonitoring; en boekhoud-, belasting- en betalingsdata.
16.1 De in de hoofdovereenkomst vastgelegde aansprakelijkheidsbeperkingen gelden ook voor deze VWO, voor zover de wet dit toestaat.
16.2 Niets in deze VWO beperkt dwingende aansprakelijkheid op grond van de AVG waar een dergelijke beperking niet is toegestaan.
17.1 Op deze VWO is hetzelfde recht van toepassing als op de hoofdovereenkomst, namelijk Deens recht, zonder toepassing van regels van conflictenrecht.
17.2 Geschillen worden beslecht bij dezelfde instantie als de hoofdovereenkomst (de Deense rechter, met de rechtbank van Aarhus als eerste instantie, tenzij dwingend recht anders bepaalt).
18.1 Deze VWO maakt deel uit van de hoofdovereenkomst en wijzigt de algemene commerciële voorwaarden, vergoedingen of aansprakelijkheidsbeperkingen daarvan niet verder dan hierin vermeld.
18.2 Is een bepaling ongeldig of niet-uitvoerbaar, dan blijven de overige bepalingen volledig van kracht, en wordt de ongeldige bepaling vervangen door een geldige die de bedoeling van partijen het best weergeeft.
18.3 Doclane kan deze VWO bijwerken met een termijn van minimaal 30 dagen (per e-mail of in het product). Wezenlijke wijzigingen worden duidelijk aangeduid. Voortgezet gebruik na de kennisgevingstermijn geldt als aanvaarding van de bijgewerkte VWO.
19.1 Gebruik van AI-modellen. Doclane gebruikt taalmodellen en bijbehorende AI-modellen via een in de EU gevestigde leverancier, zie de lijst met subverwerkers, om de AI-functionaliteit in de dienst te leveren, waaronder het lezen, classificeren en extraheren van data uit documenten.
19.2 Categorieën van door AI-modellen verwerkte data. Afhankelijk van de configuratie van de klant kunnen naar AI-modellen gestuurde persoonsgegevens omvatten: identificatoren (naam, e-mail, ordernummer), documentinhoud, order- en transactiedetails en beperkte technische metadata voor context.
19.3 AI-subverwerkers staan vermeld bij subverwerkers en vallen onder hetzelfde aankondigings- en bezwaarmechanisme als andere subverwerkers (paragraaf 9).
19.4 Beperkte bewaring. AI-subverwerkers bewaren data uitsluitend in de mate en voor de korte periode die technisch noodzakelijk is voor de verwerking, en nooit voor andere doeleinden. De verwerking vindt plaats in de EU.
19.5 Geen training. De data van de klant wordt niet gebruikt om de onderliggende AI-modellen te trainen of te verbeteren, noch door Doclane, noch door AI-subverwerkers of de onderliggende modelaanbieders. Dit geldt voor alle pakketten.
19.6 Klantspecifieke verbetering. Doclane kan de eigen correcties en documenttemplates van de klant opslaan om de extractie uit toekomstige documenten van die klant te verbeteren. Deze data wordt per klant geïsoleerd opgeslagen, wordt niet tussen klanten gedeeld en wordt niet gebruikt om onderliggende AI-modellen te trainen.
19.7 De AI-verordening van de EU. Doclane ontwerpt en exploiteert de AI-functionaliteit zo dat eindgebruikers worden geïnformeerd waar dit op grond van de AI-verordening van de EU vereist is. De klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen verplichtingen als gebruiksverantwoordelijke, waaronder passend menselijk toezicht.
Vragen over deze verwerkersovereenkomst? Mail naar hello@doclane.ai of Doclane, Åbogade 14, 8200 Aarhus N, Denemarken. Ondernemingsnr. 35682821.